《随口说美国》线下活动准备流程 随美2018年北京听友会已经圆满结束,作为会务人员之一,在此将线下活动的整个流程记录下来,分享给大家,以备今后全国各地的听友参考。 一、确定听友会举办时间及会务人员 时间:听友会举办时间是由自由君确定,通常是某个周末。 会务:主持1人、现场维持秩序(含统计人数及收付费)1人、现场控制音响设备1人、摄像1人、联系并确定餐厅及餐标1人,会务工作可根据个人情况兼任。 二、确定参与人数及人选 各地情况不同,报名人数不同,参与人数通常取决于以下因素:(1)当地可供聚会场所的最大可容纳人数;(2)实际报名人数;(3)预计活动整体时间。 以北京听友会为例,40余名听友参加,时间持续11个小时,已经是最大极限,如人数、时间再增加,现场活动效果将会大打折扣,自由君及听友的聚会体验将大幅降低。 三、确定活动地点 活动场所通常应具备以下条件:(1)能提供自助餐的咖啡厅或餐厅;(2)有相对独立的一片区域,以确保活动不受其他外界因素影响;(3)有供听友上台分享的位置;(4)配有投影仪、麦克风等设备,且音箱应能连接自由君的录音设备;(5)活动地点应能应付突发人数增加情况,例如听友不请自来、携带家人但未事先告知等。 四、聚会前物料准备工作 (1)横幅,以北京听友会为例,横幅内容为“(第一行)《随口说美国》2018年北京听友见面会(第二行)活成喜欢的那个自己”。 (2)胸牌,目的是活动现场听友之间可以快捷的称呼对方,加快彼此熟络的进度,称呼可以是听友的真实姓名,也可以是网名,根据听友个人意愿选择。但根据自由君及听友的反馈,网名似乎更为便利。 (3)电子邀请卡,应包含活动场地、活动形式、活动时间、前往路线、活动流程、会务人员及联系方式、参会人员(可选)、其他。其中,活动流程主要是根据活动形式对见面会的整体时间进行预分配,会务人员应与自由君进行充分沟通。 (4)单反相机,可由热心听友提供,拍摄合影必备工具。 (5)5号干电池,至少准备10节以上,供自由君的录音设备使用。 (6)其他可选物料,例如给自由君的礼品或给众听友的纪念品等。以北京听友会为例,众听友集资为自由君一家人准备了一些非常能代表北京特色的纪念品——北京市珐琅厂生产的景泰蓝。 五、活动当天注意事项 (1)主持人。主持人对活动现场的效果具有很大的影响,应根据听友会的活动形式,对涉及听友的背景及讲话内容有初步的了解。以北京听友会为例,活动形式主要是听友分享及问答环节,因此需要对各个听友的分享内容有一个初步了解,尤其是配有PPT、做主题分享的听友。活动过程中,主持人应对时间有一个整体的把握,避免某一环节过度拖沓导致活动时间延长太多。 (2)摄像。负责摄像的听友需对当天做自我介绍及主题分享的听友每人拍一张清晰的照片,以及活动当天的一些花絮。如条件允许,可另行将当天的活动过程摄录下来。当天活动结束后,请听友将当天的照片或视频发送给自由君助手。 (3)秩序。负责秩序的听友应根据活动流程灵活协调时间,例如进餐、中场休息、合影等环节。为确保照片质量,合影环节应尽量安排在白天。 (4)收尾。活动结束时间应充分考虑到现场听友回家的便利性,例如地铁、公交车等末班车时间,应及时作出提醒。 六、其他可选准备 (1)自由君的生活辅助。当地听友可安排自由君的接送机,安排入住听友会场地附近的酒店,以及其他能为自由君提供便利条件的事情。 (2)如条件允许,可陪同自由君参观当地的特色景点或文化场馆。
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